Com simplificar el procés d'onboarding de nous treballadors

Què és l’onboarding i quan s’ha de donar per finalitzat

L’onboarding és el procés mitjançant el qual una persona coneix el seu lloc de treball, les seves responsabilitats, els procediments de l’empresa i les eines que utilitzarà en el dia a dia.

No s’hauria de donar per finalitzat simplement perquè hagin passat unes setmanes o s’hagin completat diversos cursos. El criteri més útil és comprovar que el treballador pot dur a terme les tasques habituals del seu lloc amb prou autonomia i sap com actuar quan sorgeix una incidència.

5 passos per simplificar l’onboarding de nous treballadors

Abans de preparar cursos i documentació, convé definir com serà la incorporació a la pràctica. Aquests cinc passos permeten establir un procediment que es pugui repetir amb cada nou treballador.

1. Identifica les tasques que ha de dominar cada perfil

Comença per les responsabilitats del lloc de treball, no per una llista de totes les eines de l’empresa. Selecciona les tasques que el treballador haurà de fer durant les primeres setmanes i ordena-les per importància.

Per exemple, un administratiu de compres pot necessitar consultar proveïdors, preparar comandes i comprovar-ne l’estat abans d’aprendre processos menys freqüents.

Què cal preparar: una relació de les tasques essencials i el nivell d’autonomia esperat en cadascuna.

2. Assigna responsables i prepara els accessos

La incorporació implica diversos departaments. Si no està clar qui ha d’intervenir, poden quedar pendents qüestions bàsiques com un usuari, un permís o la documentació necessària per començar a treballar.

• Recursos Humans: documentació laboral i tràmits d’incorporació.
• IT: comptes d’usuari, equips i accessos a les aplicacions.
• Responsable de l’àrea: tasques, prioritats i objectius del lloc de treball.
• Persona de referència: acompanyament pràctic i resolució de dubtes.

Què cal preparar: una llista de comprovació prèvia al primer dia, amb un responsable assignat a cada tasca.

3. Documenta els procediments que realment utilitzarà

Els materials han d’ajudar a fer la feina, no limitar-se a descriure les funcionalitats d’una aplicació. Una guia útil explica on comença un procés, quina informació necessita l’usuari, quins passos ha de seguir i què ha de fer si apareix una excepció.

Què cal preparar: instruccions breus dels processos principals, amb exemples i una persona encarregada de mantenir-les actualitzades.

4. Organitza la formació segons quan es necessita

No té sentit explicar el primer dia tasques que el treballador no utilitzarà fins mesos després. Distribueix els continguts d’acord amb les responsabilitats que vagi assumint i combina les explicacions inicials amb exercicis sobre operacions reals.

Què cal preparar: un calendari d’aprenentatge vinculat a les tasques de cada etapa.

5. Comprova l’autonomia, no només els cursos completats

Acabar un curs no garanteix que una persona sàpiga aplicar allò que ha après. Convé comprovar com duu a terme les operacions habituals, on troba dificultats i quins coneixements necessita reforçar.

Què cal preparar: una revisió de les tasques realitzades, els dubtes pendents i les necessitats d’acompanyament.

Exemple d’onboarding a Business Central: administratiu de compres

Imaginem que una empresa distribuïdora incorpora una persona al departament de compres. En lloc d’oferir-li una formació general de tot Microsoft Dynamics 365 Business Central, pot organitzar l’aprenentatge al voltant de les operacions que haurà de fer en el seu lloc de treball.

Com saber si el procés d’onboarding està funcionant

Completar la formació és important, però no n’hi ha prou. Per avaluar una incorporació, convé comprovar com avança el treballador en la seva feina diària i quines dificultats continuen apareixent.

• Temps fins a assolir l’autonomia: quants dies o setmanes necessita per fer les tasques principals sense supervisió constant.
• Temps d’acompanyament: quantes hores dediquen els seus companys a explicar procediments i resoldre dubtes.
• Dubtes i incidències: quines operacions generen més consultes, errors o dificultats durant la incorporació.
• Formació i tasques validades: quins continguts ha completat i quines tasques ha demostrat que pot fer correctament.

No cal començar amb un sistema complex d’indicadors. Registrar aquestes dades en les primeres incorporacions ja permet identificar quins procediments convé revisar i en quins punts cal reforçar la formació.

Quines eines poden facilitar l’onboarding

No totes les tasques d’incorporació es resolen amb una mateixa aplicació. Convé distingir entre la gestió administrativa del treballador, l’accés als sistemes i la formació necessària per desenvolupar les seves funcions.

Gestió laboral i documentació

La documentació laboral, els horaris, les absències i altres processos de personal formen part de la incorporació administrativa. Laboralyx permet gestionar aquestes necessitats des d’una solució de recursos humans i control horari.

Accés a Business Central i processos de treball

Per als usuaris de Business Central, IT i els responsables funcionals han de coordinar els permisos necessaris i comprovar que cada persona pot accedir a les àrees que corresponen a la seva funció. La formació ha d’explicar com es duen a terme els processos a l’empresa, incloses les aprovacions i les particularitats de la seva operativa.

Formació d’usuaris amb Learning Hub IFG

Learning Hub IFG permet assignar formació als usuaris, combinar continguts sobre Business Central amb procediments propis de l’empresa i fer un seguiment de l’aprenentatge.

Els materials continuen disponibles per a futures consultes, de manera que el treballador pot revisar una tasca quan ho necessita sense dependre exclusivament de les explicacions d’altres companys.

Preguntes freqüents sobre l’onboarding de treballadors