DeCA obligatorio en 2026: qué cambia en el transporte de mercancías y cómo prepararse
A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo utilizado en determinados transportes de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital. Es lo que se conoce como DeCA, Documento electrónico de Control Administrativo.
La obligación está recogida en la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible y los requisitos técnicos que debe cumplir el documento se concretan en la Resolución de 5 de junio de 2026 .
Para las empresas afectadas, el cambio va más allá de sustituir un documento en papel por un PDF. Será necesario revisar cómo se genera, dónde se almacena, cómo llega al conductor y cómo se gestionan los cambios que puedan producirse durante el servicio.
¿Qué es el DeCA?
El DeCA es la versión digital del documento de control administrativo que ya se utiliza para documentar determinados transportes de mercancías por carretera.
Su función es recoger los datos esenciales de la operación para que puedan ser consultados durante un control administrativo: quién contrata el transporte, qué empresa lo realiza, qué mercancía se transporta, desde dónde, hasta dónde, cuándo se realiza el servicio y qué vehículo se utiliza.
El Ministerio de Transportes dispone además de una página específica sobre el Documento electrónico de Control Administrativo donde centraliza la información oficial sobre el DeCA.
El documento de control no es nuevo. Lo que cambia es la forma en la que deberá generarse, conservarse y presentarse.
¿Cuándo será obligatorio el DeCA digital?
La obligación entra en vigor el 5 de octubre de 2026.
La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible establece que el documento de control administrativo deberá ser necesariamente digital diez meses después de la entrada en vigor de la ley.
Desde ese momento, las operaciones sujetas a esta documentación deberán cumplir los requisitos previstos para el DeCA digital.
¿A qué transportes afecta?
El DeCA afecta principalmente al transporte de mercancías por carretera realizado dentro de España, cuando tanto el origen como el destino del servicio se encuentran en territorio español.
También puede afectar a transportes realizados íntegramente dentro de España por empresas transportistas establecidas en otro país.
En cambio, los transportes internacionales que recorren varios países utilizan la documentación prevista en los convenios internacionales que corresponda.
La Orden FOM/2861/2012 también contempla determinadas excepciones según el tipo de transporte.
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Antes de adaptar los procesos internos, conviene comprobar qué operaciones de la empresa están realmente sujetas al documento de control.
¿Qué cambia con el DeCA digital?
El principal cambio es que el documento tendrá que generarse directamente en formato digital. No será válido crear primero un documento en papel y convertirlo después en PDF mediante un escaneo o una fotografía.
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece los principales requisitos técnicos que deberán cumplir tanto el documento como el sistema utilizado para gestionarlo.
El documento deberá generarse a partir de los datos registrados en una aplicación informática. El tamaño máximo del fichero será de 5 MB.
El propio PDF deberá incorporar un QR asociado a una dirección web única y específica para ese documento.
La URL deberá permitir descargar directamente el PDF durante una inspección, sin iniciar sesión ni pasar por una página intermedia.
La fecha y hora de creación y, cuando corresponda, de modificación deberán quedar registradas como metadatos del fichero.
El DeCA debe generarse antes del inicio efectivo del servicio y ponerse a disposición del conductor.
El cargador contractual y el transportista efectivo deberán poder conservar o acceder al documento durante al menos un año.
¿Qué información contiene el DeCA?
Los datos esenciales que debe incluir el documento están definidos en la Orden FOM/2861/2012 .
- Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual.
- Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo.
- Lugar de origen y destino del envío.
- Naturaleza y peso de la mercancía transportada.
- Fecha de realización del transporte.
- Matrícula del vehículo utilizado.
- Identificación de la autorización especial de circulación, cuando proceda.
- Otras observaciones o indicaciones que las partes consideren necesarias.
Una parte importante de esta información suele encontrarse ya en los sistemas de gestión de la empresa. Por eso, conviene revisar de dónde procede cada dato y cómo se utilizará para generar el documento.
¿Cómo llevará el conductor el DeCA?
Una vez generado el documento y siempre antes del inicio efectivo del servicio, el conductor deberá disponer de una copia para llevarla a bordo del vehículo.
La normativa permite varias opciones:
- Una copia electrónica que pueda mostrar desde un dispositivo móvil.
- Una copia impresa en papel del DeCA digital.
- El código QR como fichero independiente.
Tanto la copia electrónica como la impresa deben contener el código QR. En una inspección, el conductor podrá presentar el DeCA con su QR o, en su defecto, únicamente el código QR.
Que el DeCA sea digital no significa que esté prohibido llevar una copia en papel. Lo importante es que esa copia proceda del documento digital y permita acceder al fichero mediante el QR.
¿Qué ocurre si cambia algún dato durante el transporte?
En una operación real pueden producirse cambios después de haber generado el DeCA. Por ejemplo, puede ser necesario modificar el vehículo utilizado u otro dato incluido en el documento.
La normativa permite dos formas de gestionarlo:
Modificar el PDF existente
Se añaden los nuevos datos y el motivo del cambio, manteniendo visibles los datos anteriores e indicando que ya no son válidos. En este caso se mantiene la misma URL y el mismo QR.
Generar un nuevo DeCA
Se crea un nuevo PDF con toda la información actualizada. El nuevo documento tendrá una URL y un QR diferentes y deberá conservarse también el fichero anterior para mantener la trazabilidad.
En ambos casos, el documento actualizado deberá hacerse llegar al conductor.
¿Hay que crear siempre un documento diferente?
No necesariamente.
La normativa permite utilizar formatos correspondientes a otros documentos de transporte siempre que incorporen todos los datos obligatorios del documento de control y cumplan los requisitos técnicos establecidos para el DeCA.
Esto puede incluir determinados formatos de carta de porte, documentación ADR, documentos relacionados con el traslado de residuos, documentación SANDACH u otros documentos utilizados para acreditar un servicio de transporte.
El formato es de libre edición. Lo importante es que el documento incluya la información exigida y cumpla las condiciones técnicas previstas para el DeCA digital.
¿Es necesario firmar electrónicamente el DeCA?
Para su función puramente administrativa, el DeCA no requiere firma electrónica.
La situación puede cambiar cuando el mismo documento se utiliza también con una finalidad contractual y, por la operativa o la normativa aplicable, debe firmarse.
En esos casos, la Resolución establece que deberá utilizarse como mínimo una firma electrónica avanzada.
DeCA, eCMR y eFTI no son lo mismo
Es habitual encontrar estos conceptos juntos cuando se habla de digitalización del transporte, pero cumplen funciones diferentes y no tienen el mismo ámbito de aplicación.
| Concepto | Qué es | Para qué sirve | Aplicación |
|---|---|---|---|
| DeCA | Documento electrónico de Control Administrativo. | Permite documentar y controlar administrativamente determinados transportes realizados en España. | Obligatorio en formato digital desde el 5 de octubre de 2026 para las operaciones sujetas al documento de control. |
| eCMR | Versión electrónica de la carta de porte CMR. | Documenta principalmente operaciones de transporte internacional sujetas al Convenio CMR. | Su uso depende de que la operación esté sujeta al Convenio CMR y pueda utilizarse la carta de porte en formato electrónico. |
| eFTI | Marco europeo de información electrónica relativa al transporte de mercancías. | Facilita el intercambio electrónico de información reglamentaria entre empresas y administraciones. | Es un marco europeo de implantación progresiva para el intercambio digital de información reglamentaria del transporte. |
La propia regulación del DeCA contempla la evolución hacia eFTI. Cuando los datos exigidos se gestionen y presenten mediante el esquema previsto en el Reglamento europeo eFTI y sus normas de desarrollo, no será necesario presentar el DeCA mediante el sistema de PDF y QR descrito en la Resolución española.
¿Cómo deberían prepararse las empresas?
Para adaptarse al cambio, no basta con pensar en el formato final del documento. Conviene revisar cómo funciona actualmente todo el proceso relacionado con el transporte.
Comprobar dónde está la información del transporte
Identificar dónde se registran actualmente cargadores, transportistas, mercancías, pesos, fechas, matrículas, orígenes y destinos.
Aclarar responsabilidades internas
Determinar qué parte del proceso será responsable de preparar el DeCA y cómo se coordinará la información entre cargador contractual y transportista efectivo.
Definir dónde se guardará cada DeCA
El sistema deberá almacenar los PDF y garantizar que puedan descargarse correctamente mediante su URL durante el servicio.
Asegurar que dispone del documento antes de salir
La empresa deberá definir cómo llegará al conductor el PDF, su copia impresa o el QR correspondiente.
Gestionar cambios sin perder trazabilidad
El proceso debe contemplar qué ocurre si cambian datos durante el transporte y cómo se actualiza la documentación.
Si tu empresa trabaja habitualmente con expediciones, rutas, entregas y documentación asociada, puedes consultar nuestras soluciones para empresas de logística y transporte .
Preguntas frecuentes sobre el DeCA
Estas son algunas de las dudas habituales que pueden surgir al preparar la adaptación al nuevo documento electrónico.
¿Quién está obligado a formalizar el DeCA?
En el transporte público de mercancías, la Orden FOM/2861/2012 identifica como sujetos obligados al transportista efectivo y al cargador contractual. El transportista efectivo es quien realiza materialmente el transporte al amparo de su autorización, mientras que el cargador contractual es quien contrata directamente el servicio con ese transportista.
¿Quién debe conservar el DeCA?
Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben conservar los ficheros electrónicos durante al menos un año. Pueden utilizar repositorios diferentes. Cuando el documento lo genera una de las partes, es suficiente con que la otra pueda descargarlo durante ese periodo.
¿Es obligatorio utilizar una aplicación concreta del Ministerio?
No. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características que deben cumplir las aplicaciones, los documentos, el almacenamiento y las URL, pero no obliga a utilizar un único programa para generar el DeCA.
¿Hay que comunicar al Ministerio el dominio donde se almacenan los DeCA?
No. La Resolución de 5 de junio de 2026 indica expresamente que el dominio del repositorio puede ser cualquiera y que no requiere comunicación previa.
¿La URL del DeCA debe permanecer activa durante todo el año?
No necesariamente. La URL debe permitir descargar directamente el documento durante la realización del servicio. La normativa permite desactivar la descarga asociada a esa URL una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio. Esto no elimina la obligación de conservar el DeCA durante al menos un año.
¿Se pueden incluir varios envíos en un mismo DeCA?
Sí, siempre que se cumplan determinadas condiciones. En transporte público de mercancías, el cargador contractual y el transportista efectivo deben ser los mismos para todos los envíos y deben quedar identificados claramente el origen, el destino, la naturaleza y el peso correspondientes a cada uno.
¿Hay transportes que estén exentos del documento de control?
Sí. La Orden FOM/2861/2012 contempla algunas exenciones, entre ellas determinados transportes para los que no sea necesaria una autorización administrativa previa, las mudanzas, el transporte de vehículos accidentados o averiados mediante vehículos especiales y determinados servicios de paquetería con un número reducido de bultos fácilmente manipulables.
¿Existe un modelo oficial obligatorio de DeCA?
No. El documento de control es de libre edición. La empresa puede utilizar el formato que considere adecuado siempre que incorpore todos los datos obligatorios y, en su versión digital, cumpla los requisitos técnicos establecidos para el DeCA.
¿Sigue siendo válida la Resolución del DeCA de 2023?
No. La Resolución de 5 de junio de 2026 sustituye expresamente a la Resolución de 22 de mayo de 2023, que ha quedado sin efecto. Por eso es importante revisar información o desarrollos preparados con los requisitos anteriores.
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Si gestionas expediciones y transporte desde Business Central, podemos ayudarte a revisar qué información ya tienes en el ERP y cómo incorporar la generación y gestión del DeCA dentro de tu operativa habitual.
Revisar cómo preparar el DeCA