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Normativa y cumplimiento
DeCa 2026: qué es, quién está obligado y requisitos del documento electrónico
Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible en determinados transportes públicos de mercancías por carretera debe generarse necesariamente en formato electrónico. Es lo que se conoce como DeCA, Documento electrónico de Control Administrativo.
La obligación no afecta a cualquier empresa que transporte o reparta mercancías. Su ámbito principal es el transporte público de mercancías, es decir, el realizado por cuenta ajena mediante retribución económica. Por eso, el primer paso es comprobar si la operativa de transporte de la empresa está realmente sujeta al documento de control.
La digitalización obligatoria está recogida en la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible y los requisitos técnicos se concretan en la Resolución de 5 de junio de 2026. Para las operaciones afectadas, ya es necesario revisar cómo se genera el documento, dónde se almacena, cómo llega al conductor y cómo se gestionan las modificaciones durante el servicio.
¿Qué es el DeCA?
El DeCA es la versión digital del documento de control administrativo utilizado para documentar determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
Su función es recoger los datos esenciales de la operación para que puedan ser consultados durante un control administrativo: quién contrata el transporte, qué empresa lo realiza, qué mercancía se transporta, desde dónde, hasta dónde, cuándo se realiza el servicio y qué vehículo se utiliza.
El Ministerio de Transportes dispone además de una página específica sobre el Documento electrónico de Control Administrativo donde centraliza la información oficial sobre el DeCA.
El documento de control no es nuevo. Lo que ha cambiado desde el 5 de octubre de 2026 es que debe generarse, conservarse y presentarse en formato electrónico conforme a los requisitos establecidos para el DeCA.
El DeCA digital es obligatorio desde el 5 de octubre de 2026
La obligación ya está en vigor. Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible en los transportes públicos de mercancías por carretera sujetos a esta documentación debe ser necesariamente digital.
La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible estableció que el documento regulado por la Orden FOM/2861/2012 pasaría a ser necesariamente digital diez meses después de la entrada en vigor de la ley.
Por tanto, las operaciones afectadas deben cumplir desde esta fecha los requisitos previstos para la generación, acceso, conservación y presentación del DeCA electrónico.
¿A qué transportes afecta el DeCA?
El DeCA se exige en los transportes públicos de mercancías por carretera sujetos al documento de control administrativo. La Orden FOM/2861/2012 regula precisamente el documento exigible en este tipo de transportes.
La Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres distingue entre el transporte realizado por cuenta ajena y el transporte que una empresa realiza como complemento de su propia actividad. Esta diferencia es especialmente importante para fabricantes, distribuidores y mayoristas que también reparten mercancía.
Transporte público
Se realiza por cuenta ajena mediante retribución económica. Cuando una empresa contrata a un transportista externo para efectuar una entrega, la operación puede quedar dentro del ámbito del documento de control, salvo que concurra alguna exención.
Transporte privado complementario
Puede darse cuando una empresa transporta mercancías vinculadas a su actividad principal con vehículos y conductores integrados en su organización y cumple el resto de condiciones previstas por la LOTT.
Por ejemplo, una empresa que vende sus propios productos y los entrega a clientes con medios integrados en su organización puede estar realizando transporte privado complementario. En ese caso, si se cumplen conjuntamente los requisitos legales, no se trata del transporte público regulado por la Orden FOM/2861/2012.
En cambio, si la empresa contrata directamente a un autónomo transportista o a una empresa de transporte para realizar la entrega, existe un servicio de transporte por cuenta ajena. En ese supuesto, cargador contractual y transportista efectivo deben revisar si la expedición está sujeta al documento de control.
La obligación se aplica a los transportes interiores, con origen y destino dentro de España, e incluye las operaciones de cabotaje realizadas en territorio español. Los transportes internacionales que discurren parcialmente por España utilizan la documentación prevista en los convenios internacionales aplicables.
La Orden FOM/2861/2012 contempla además determinadas exenciones, entre ellas algunos transportes para los que no sea preceptivo un título habilitante, las mudanzas, el transporte de vehículos accidentados o averiados mediante vehículos especiales y determinados servicios de paquetería.
¿Necesita mi empresa DeCA?
| Situación | Tratamiento general |
|---|---|
| Vendo mis productos y los reparto con vehículos y conductores integrados en mi organización, cumpliendo los requisitos del transporte privado complementario. | No por ese transporte, si se cumplen conjuntamente los requisitos legales. |
| Contrato un autónomo transportista para entregar mi mercancía. | Puede estar sujeto a DeCA, salvo exención. |
| Contrato una empresa de transporte. | Puede estar sujeto a DeCA, salvo exención. |
| Soy transportista y cobro por transportar mercancía de otras empresas. | Puede estar sujeto a DeCA, salvo exención. |
| Parte del transporte es propio y parte se subcontrata. | Conviene analizar por separado las expediciones realizadas con medios propios y las subcontratadas. |
| Realizo transporte internacional. | Se aplica la documentación internacional correspondiente. |
Atención a cómo se configura el transporte propio. Para mantener la consideración de transporte privado complementario deben cumplirse conjuntamente las condiciones previstas por la LOTT. Entre ellas, el transporte no puede contratarse ni facturarse de forma independiente; en su caso, su coste debe integrarse en el precio final del producto o servicio principal. Si el transporte se cobra como un servicio independiente, conviene revisar la clasificación jurídica de esa operativa.
Para empresas con una operativa intensiva de expediciones, reparto o transporte, puedes consultar también nuestra página sobre ERP para logística y transporte.
¿Qué requisitos debe cumplir el DeCA electrónico?
El documento debe generarse directamente en formato digital. No es válido crear primero un documento en papel y convertirlo después en PDF mediante un escaneo o una fotografía.
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece los requisitos técnicos que deben cumplir tanto el documento como el sistema utilizado para gestionarlo.
PDF nativo digital
El documento debe generarse a partir de los datos registrados en una aplicación informática. El tamaño máximo del fichero es de 5 MB.
Código QR
El propio PDF debe incorporar un QR asociado a una dirección web única y específica para ese documento.
Acceso directo al documento
La URL debe producir directamente la descarga del PDF durante una inspección. No es válida una dirección que abra un portal, obligue a iniciar sesión o requiera pasos adicionales antes de descargar el documento.
Registro de creación y cambios
La fecha y hora de creación y, cuando corresponda, de modificación deben quedar registradas como metadatos del fichero.
Documento disponible antes de salir
El DeCA debe generarse antes del inicio efectivo del servicio y ponerse a disposición del conductor.
Conservación mínima de un año
El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar el documento o disponer de acceso para descargarlo durante al menos un año.
¿Qué información contiene el DeCA?
Los datos esenciales que debe incluir el documento están definidos en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012.
- Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual.
- Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo.
- Lugar de origen y destino del envío.
- Naturaleza y peso de la mercancía transportada.
- Identificación de la autorización especial de circulación, cuando el vehículo deba circular amparado por una de estas autorizaciones.
- Fecha de realización del transporte.
- Matrícula del vehículo utilizado.
- Cuando se trate de un conjunto articulado, matrícula del vehículo tractor y del remolque o semirremolque.
- Observaciones, reservas u otras indicaciones que soliciten los sujetos intervinientes.
El nombre del conductor, su NIF, el número de bultos o su teléfono no forman parte de los datos esenciales enumerados en este artículo para el documento de control de mercancías. Pueden gestionarse adicionalmente cuando la operativa de la empresa lo requiera.
Una parte importante de la información obligatoria suele encontrarse ya en el ERP, el TMS u otros sistemas de gestión. Por eso, conviene identificar de dónde procede cada dato y qué parte debe aportar cada interviniente.
¿Quién responde de cada dato?
Cargador contractual y transportista efectivo son responsables de formalizar el documento. La Orden FOM/2861/2012 también distribuye la responsabilidad sobre la exactitud de los datos esenciales.
| Responsable | Datos de los que responde |
|---|---|
| Cargador contractual | Identificación del cargador contractual, identificación del transportista efectivo, origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, además de las observaciones que incorpore. |
| Transportista efectivo | Autorización especial de circulación cuando proceda, fecha de realización y matrícula del vehículo, además de las observaciones que incorpore. |
Que ambas partes estén obligadas a formalizar el documento no significa que cada una necesite su propia aplicación DeCA. Si una parte genera correctamente los ficheros, la otra puede cumplir su obligación de conservación mediante acceso para descargarlos durante el periodo exigido.
¿Puede un DeCA incluir varios envíos?
Sí. En transporte público de mercancías pueden agruparse varios servicios en un mismo DeCA siempre que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos ellos.
En ese caso, deben quedar claramente identificados para cada envío el origen, el destino, la naturaleza y el peso de la mercancía. Si otros datos cambian entre expediciones, también deben diferenciarse dentro del documento.
Esta posibilidad puede ser especialmente relevante en rutas de distribución con varias entregas, siempre que se cumplan las condiciones previstas por la Resolución.
¿Cómo llevará el conductor el DeCA?
Una vez generado el documento y siempre antes del inicio efectivo del servicio, el conductor debe disponer de una copia para llevarla a bordo del vehículo.
La normativa permite varias opciones:
- Una copia electrónica que pueda mostrar desde un dispositivo móvil.
- Una copia impresa en papel del DeCA digital.
- El código QR como fichero independiente.
Tanto la copia electrónica como la impresa deben contener el código QR. En una inspección, el conductor puede presentar el DeCA con su QR o, en su defecto, únicamente el código QR.
Que el DeCA sea digital no significa que esté prohibido llevar una copia en papel. Lo importante es que esa copia proceda del documento digital y permita acceder al fichero mediante el QR.
¿Qué ocurre si cambia algún dato durante el transporte?
En una operación real pueden producirse cambios después de haber generado el DeCA. Por ejemplo, puede ser necesario modificar el vehículo utilizado u otro dato incluido en el documento.
La normativa permite dos formas de gestionarlo:
Opción 1
Modificar el PDF existente
Se añaden los nuevos datos y el motivo del cambio, manteniendo visibles los datos anteriores e indicando que ya no son válidos. En este caso se mantiene la misma URL y el mismo QR.
Opción 2
Generar un nuevo DeCA
Se crea un nuevo PDF con toda la información actualizada. El nuevo documento tiene una URL y un QR diferentes y debe conservarse también el fichero anterior para mantener la trazabilidad.
En ambos casos, el documento actualizado debe hacerse llegar al conductor.
¿Hay que crear siempre un documento diferente?
No necesariamente.
La normativa permite utilizar formatos correspondientes a otros documentos de transporte siempre que incorporen todos los datos obligatorios del documento de control y cumplan los requisitos técnicos establecidos para el DeCA.
Esto puede incluir determinados formatos de carta de porte, documentación ADR, documentos relacionados con el traslado de residuos, documentación SANDACH u otros documentos utilizados para acreditar un servicio de transporte.
El formato es de libre edición. Lo importante es que el documento incluya la información exigida y cumpla las condiciones técnicas previstas para el DeCA digital.
¿Es necesario firmar electrónicamente el DeCA?
Para su función puramente administrativa, el DeCA no requiere firma electrónica.
La situación puede cambiar cuando el mismo documento se utiliza también con una finalidad contractual y, por la operativa o la normativa aplicable, debe firmarse.
En esos casos, la Resolución establece que debe utilizarse como mínimo una firma electrónica avanzada.
DeCA, eCMR y eFTI no son lo mismo
Es habitual encontrar estos conceptos juntos cuando se habla de digitalización del transporte, pero cumplen funciones diferentes y no tienen el mismo ámbito de aplicación.
| Concepto | Qué es | Para qué sirve | Aplicación |
|---|---|---|---|
| DeCA | Documento electrónico de Control Administrativo. | Permite documentar y controlar administrativamente determinados transportes públicos de mercancías realizados en España. | Obligatorio en formato digital desde el 5 de octubre de 2026 para las operaciones sujetas al documento de control. |
| eCMR | Versión electrónica de la carta de porte CMR. | Documenta principalmente operaciones de transporte internacional sujetas al Convenio CMR. | Su uso depende de que la operación esté sujeta al Convenio CMR y pueda utilizarse la carta de porte en formato electrónico. |
| eFTI | Marco europeo de información electrónica relativa al transporte de mercancías. | Facilita el intercambio electrónico de información reglamentaria entre empresas y administraciones. | Es un marco europeo de implantación progresiva para el intercambio digital de información reglamentaria del transporte. |
La propia regulación del DeCA contempla la evolución hacia eFTI. Cuando los datos exigidos se gestionen y presenten mediante el esquema previsto en el Reglamento europeo eFTI y sus normas de desarrollo, no será necesario presentar el DeCA mediante el sistema de PDF y QR descrito en la Resolución española.
Qué deben revisar ahora las empresas afectadas
Con la obligación ya en vigor, no basta con comprobar que existe un PDF. Conviene revisar todo el proceso: qué información utiliza la empresa, quién genera el documento, dónde se conserva, cómo accede a él la otra parte y cómo llega al conductor antes de iniciar el transporte.
1. Comprobar que están disponibles los datos necesarios
Revisar dónde está la información del transporte
Identificar dónde se registran actualmente cargadores, transportistas, mercancías, pesos, fechas, matrículas, orígenes, destinos y, cuando proceda, la autorización especial de circulación.
2. Identificar cargador contractual y transportista efectivo
Aclarar quién contrata y quién realiza el transporte
Determinar qué empresa contrata directamente el servicio y quién lo realiza materialmente. Ambos son sujetos obligados a formalizar el documento de control en el transporte público de mercancías, aunque no necesariamente necesiten implantar cada uno una aplicación DeCA propia.
3. Confirmar cómo se genera, almacena y conserva el DeCA
Integrar el documento en el proceso habitual
Comprobar qué sistema genera el PDF, dónde se almacena, cómo se garantiza el acceso directo mediante la URL y cómo puede acceder la otra parte al documento durante el periodo de conservación exigido.
4. Asegurar que el conductor dispone del documento antes de salir
Organizar la entrega antes de iniciar el servicio
Definir cómo llega al conductor la copia electrónica, la copia impresa o el QR correspondiente antes del inicio efectivo del transporte.
5. Definir cómo se gestionan los cambios sin perder trazabilidad
Prever modificaciones durante el transporte
Comprobar qué ocurre si cambian datos durante el servicio y cómo se actualiza o sustituye la documentación conservando el histórico de la operación.
Si tu empresa trabaja habitualmente con expediciones, rutas, entregas y documentación asociada, puedes consultar nuestras soluciones para empresas de logística y transporte.
Preguntas frecuentes sobre el DeCA
Estas son algunas de las dudas más habituales para saber si una empresa está afectada, quién debe gestionar el documento y qué requisitos debe cumplir ahora que el DeCA electrónico ya es obligatorio.
¿Necesito DeCA si reparto los productos que vende mi propia empresa?
No necesariamente. Cuando una empresa transporta mercancías vinculadas a su actividad principal utilizando vehículos y conductores integrados en su organización, el transporte puede tener la consideración de transporte privado complementario.
Para ello deben cumplirse conjuntamente los requisitos establecidos por la LOTT: la vinculación de la mercancía con la actividad principal, el origen o destino relacionado con esa actividad, la integración de vehículos y conductores en la organización y que el transporte no se contrate ni se facture de forma independiente. Cuando se cumplen estas condiciones, no se trata del transporte público regulado por la Orden FOM/2861/2012.
Si contrato a un autónomo para repartir mis productos, ¿quién debe gestionar el DeCA?
Si la empresa contrata directamente a un autónomo transportista para realizar la entrega, la empresa que contrata será normalmente el cargador contractual y el autónomo que realiza materialmente el transporte será el transportista efectivo.
Ambos son sujetos obligados a formalizar el documento cuando la operación está sujeta al documento de control. No obstante, no es necesario que ambos dispongan de una aplicación propia: una de las partes puede generar el DeCA y proporcionar a la otra acceso para descargarlo y conservarlo.
Si mi transportista ya genera el DeCA, ¿necesito implantar otra solución?
No necesariamente. La normativa no obliga a cada parte a utilizar un software diferente. Si el transportista genera correctamente el DeCA y el cargador contractual puede acceder al documento y conservarlo durante el periodo establecido, puede utilizarse ese sistema.
Cuando una empresa trabaja con varios transportistas, puede ser conveniente centralizar la gestión desde el ERP o desde una capa de integración para evitar diferentes portales, mantener la trazabilidad de las expediciones y reutilizar la información que ya existe en los sistemas internos.
¿Quién está obligado a formalizar el DeCA?
En el transporte público de mercancías, la Orden FOM/2861/2012 identifica como sujetos obligados al transportista efectivo y al cargador contractual. El primero realiza materialmente el transporte al amparo de su autorización y el segundo contrata directamente el servicio con ese transportista.
¿Quién debe conservar el DeCA?
Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deben conservar los ficheros electrónicos durante al menos un año. Pueden utilizar repositorios diferentes. Cuando el documento lo genera una de las partes, es suficiente con que la otra pueda descargarlo durante ese periodo.
¿Es obligatorio utilizar una aplicación concreta del Ministerio?
No. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características que deben cumplir las aplicaciones, los documentos, el almacenamiento y las URL, pero no obliga a utilizar un único programa para generar el DeCA.
¿Hay que comunicar al Ministerio el dominio donde se almacenan los DeCA?
No. La Resolución de 5 de junio de 2026 indica expresamente que el dominio del repositorio puede ser cualquiera y que no requiere comunicación previa.
¿La URL del DeCA debe permanecer activa durante todo el año?
No necesariamente. La URL debe permitir descargar directamente el documento durante la realización del servicio. La normativa permite desactivar la descarga asociada a esa URL una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio. Esto no elimina la obligación de conservar el DeCA durante al menos un año.
¿Hay transportes que estén exentos del documento de control?
Sí. La Orden FOM/2861/2012 contempla algunas exenciones, entre ellas determinados transportes para los que no sea necesaria una autorización administrativa previa, las mudanzas, el transporte de vehículos accidentados o averiados mediante vehículos especiales y determinados servicios de paquetería con un número reducido de bultos fácilmente manipulables.
¿Existe un modelo oficial obligatorio de DeCA?
No. El documento de control es de libre edición. La empresa puede utilizar el formato que considere adecuado siempre que incorpore todos los datos obligatorios y, en su versión digital, cumpla los requisitos técnicos establecidos para el DeCA.
¿Se puede seguir llevando una copia del DeCA en papel?
Sí. El conductor puede llevar una copia impresa, pero esa copia debe proceder del documento electrónico y contener el código QR que permite acceder al fichero. La obligación afecta a la generación del documento: crear únicamente un documento en papel no sustituye al DeCA electrónico.
¿Es válido escanear un documento en papel y guardarlo como PDF?
No. El DeCA debe ser un fichero nativo digital generado a partir de los datos de una aplicación informática. Un PDF obtenido mediante el escaneo de un documento en papel o de una imagen digitalizada no cumple este requisito.
¿Qué ocurre si no se dispone correctamente del documento de control?
La carencia, falta de cumplimentación o ausencia de datos esenciales en la documentación de control obligatoria, así como determinados incumplimientos relacionados con su conservación o comunicación, están tipificados como infracción grave en la normativa de transporte.
La LOTT sitúa actualmente la infracción prevista en su artículo 141.17 dentro de la horquilla de 401 a 600 euros. La cuantía concreta dependerá del supuesto y de la aplicación del régimen sancionador correspondiente.
¿Sigue siendo válida la Resolución del DeCA de 2023?
No. La Resolución de 5 de junio de 2026 deja sin efecto la Resolución de 22 de mayo de 2023. Por eso es importante revisar información o desarrollos preparados con los requisitos anteriores.
Fuentes y última revisión
- Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible.
- Resolución de 5 de junio de 2026 sobre los sistemas y documentos electrónicos de control administrativo.
- Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre.
- Ley 16/1987, de Ordenación de los Transportes Terrestres.
- Orden TRM/282/2026, de 25 de marzo.
Última revisión: 9 de octubre de 2026.
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