Business Central 29.0: novedades de la actualización de octubre de 2026
Microsoft Dynamics 365 Business Central 29.0 ya está disponible desde el 1 de octubre de 2026. La actualización…
Business Central y ERP
Cómo simplificar el proceso de onboarding de nuevos empleados
Cuando una persona se incorpora a una empresa, los problemas no suelen estar en la bienvenida. Empiezan cuando no tiene acceso a las herramientas, desconoce cómo se realiza una tarea o recibe instrucciones diferentes según a quién pregunte.
Un proceso de onboarding bien organizado permite evitar estas situaciones. Para conseguirlo, hay que definir qué necesita aprender cada empleado, quién debe acompañarlo y cómo comprobar que puede trabajar con autonomía.
Qué es el onboarding y cuándo debe darse por finalizado
El onboarding es el proceso mediante el cual una persona conoce su puesto, sus responsabilidades, los procedimientos de la empresa y las herramientas que utilizará en su trabajo diario.
No debería darse por finalizado simplemente porque hayan pasado unas semanas o se hayan completado varios cursos. El criterio más útil es comprobar que el empleado puede realizar las tareas habituales de su puesto con suficiente autonomía y sabe cómo actuar cuando surge una incidencia.
5 pasos para simplificar el onboarding de empleados
Antes de preparar cursos y documentación, conviene definir cómo será la incorporación en la práctica. Estos cinco pasos permiten establecer un procedimiento que pueda repetirse con cada nuevo empleado.
1. Identifica las tareas que debe dominar cada perfil
Empieza por las responsabilidades del puesto, no por un listado de todas las herramientas de la empresa. Selecciona las tareas que el empleado tendrá que realizar durante sus primeras semanas y ordénalas por importancia.
Por ejemplo, un administrativo de compras puede necesitar consultar proveedores, preparar pedidos y comprobar su estado antes de aprender procesos menos frecuentes.
Qué preparar: una relación de tareas esenciales y el nivel de autonomía esperado en cada una.
2. Asigna responsables y prepara los accesos
La incorporación implica a varios departamentos. Si no está claro quién debe intervenir, pueden quedar pendientes cuestiones básicas como un usuario, un permiso o la documentación necesaria para empezar a trabajar.
- Recursos Humanos: documentación laboral y trámites de incorporación.
- IT: cuentas, equipos y accesos a las aplicaciones.
- Responsable del área: tareas, prioridades y objetivos del puesto.
- Persona de referencia: acompañamiento práctico y resolución de dudas.
Qué preparar: una lista de comprobación previa al primer día, con un responsable asignado a cada tarea.
3. Documenta los procedimientos que realmente utilizará
Los materiales deben ayudar a realizar el trabajo, no limitarse a describir las funcionalidades de una aplicación. Una guía útil explica dónde empieza un proceso, qué información necesita el usuario, qué pasos debe seguir y qué hacer si aparece una excepción.
Qué preparar: instrucciones breves de los procesos principales, con ejemplos y una persona encargada de actualizarlas.
4. Organiza la formación según cuándo se necesita
No tiene sentido enseñar durante el primer día tareas que el empleado no utilizará hasta meses después. Distribuye los contenidos de acuerdo con las responsabilidades que vaya asumiendo y combina explicaciones iniciales con ejercicios sobre operaciones reales.
Qué preparar: un calendario de aprendizaje vinculado a las tareas de cada etapa.
5. Comprueba la autonomía, no solo los cursos completados
Finalizar un curso no garantiza que una persona sepa aplicar lo aprendido. Conviene comprobar cómo realiza las operaciones habituales, dónde encuentra dificultades y qué conocimientos necesita reforzar.
Qué preparar: una revisión de tareas realizadas, dudas pendientes y necesidades de acompañamiento.
Ejemplo de onboarding en Business Central: administrativo de compras
Imaginemos que una empresa distribuidora incorpora a una persona al departamento de compras. En lugar de ofrecerle una formación general de todo Microsoft Dynamics 365 Business Central, puede organizar el aprendizaje alrededor de las operaciones que realizará en su puesto.
PRIMERA SEMANA
Conocer el circuito de compras
Acceder a Business Central con los permisos adecuados y aprender a consultar proveedores, pedidos y estados de los documentos.
PRIMER MES
Practicar las operaciones habituales
Preparar pedidos de compra con supervisión y aprender cómo se gestionan las aprobaciones y recepciones según los procedimientos de la empresa.
TERCER MES
Trabajar con autonomía
Gestionar los pedidos habituales siguiendo los procedimientos internos, identificar incidencias y saber cuándo solicitar ayuda.
Cómo saber si el proceso de onboarding está funcionando
Completar la formación es importante, pero no suficiente. Para evaluar una incorporación conviene comprobar cómo avanza el empleado en su trabajo diario y qué dificultades siguen apareciendo.
- Tiempo hasta la autonomía: cuántos días o semanas necesita para realizar las tareas principales sin supervisión constante.
- Tiempo de acompañamiento: cuántas horas dedican sus compañeros a explicar procedimientos y resolver dudas.
- Dudas e incidencias: qué operaciones generan más consultas, errores o dificultades durante la incorporación.
- Formación y tareas validadas: qué contenidos ha completado y qué tareas ha demostrado que puede realizar correctamente.
No es necesario empezar con un sistema complejo de indicadores. Registrar estos datos en las primeras incorporaciones ya permite identificar qué procedimientos conviene revisar y dónde hace falta reforzar la formación.
Qué herramientas pueden facilitar el onboarding
No todas las tareas de incorporación se resuelven con una misma aplicación. Conviene distinguir entre la gestión administrativa del empleado, el acceso a los sistemas y la formación necesaria para desempeñar su puesto.
Gestión laboral y documentación
La documentación laboral, los horarios, las ausencias y otros procesos de personal forman parte de la incorporación administrativa. Laboralyx permite gestionar estas necesidades desde una solución de recursos humanos y control horario.
Acceso a Business Central y procesos de trabajo
Para los usuarios de Business Central, IT y los responsables funcionales deben coordinar los permisos necesarios y comprobar que cada persona puede acceder a las áreas que corresponden a su función. La formación debe explicar cómo se realizan los procesos en la empresa, incluidas las aprobaciones y particularidades de su operativa.
Formación de usuarios con Learning Hub IFG
Learning Hub IFG permite asignar formación a usuarios, combinar contenidos sobre Business Central con procedimientos propios de la empresa y hacer seguimiento del aprendizaje.
Los materiales permanecen disponibles para futuras consultas, de modo que el empleado puede revisar una tarea cuando la necesita sin depender exclusivamente de las explicaciones de otros compañeros.
Preguntas frecuentes sobre el onboarding de empleados
¿Cuánto debe durar el proceso de onboarding?
No existe una duración única. Depende del puesto, la experiencia de la persona y la complejidad de los procesos. Un plan de 90 días puede servir como referencia, pero lo importante es definir qué tareas debe dominar el empleado en cada etapa.
¿Cómo organizar el onboarding si se incorporan varias personas a la vez?
Conviene separar los contenidos comunes, como las normas y los procedimientos generales, de la formación específica de cada puesto. Así se pueden compartir las sesiones iniciales y preparar recorridos diferentes según las responsabilidades de cada persona.
¿Por dónde empezar si la empresa no tiene procedimientos documentados?
Lo más práctico es empezar por las tareas que se realizan con mayor frecuencia o generan más dudas. Documentar unos pocos procesos esenciales, con ejemplos y una persona responsable de actualizarlos, resulta más útil que intentar crear un manual completo antes de la primera incorporación.
¿Cómo mantener actualizada la formación cuando cambian los procesos internos?
Cada procedimiento debería tener una persona responsable de revisarlo. Cuando cambian los pasos de una tarea, sus permisos o las herramientas utilizadas, conviene actualizar el material correspondiente y comunicar el cambio a los empleados que lo utilizan.
¿Necesitas organizar la formación de tus usuarios de Business Central?
En InfoGestió podemos revisar cómo formáis actualmente a los usuarios y valorar cómo organizar los contenidos, procedimientos y recorridos de aprendizaje con Learning Hub IFG.
