La gestió de factures de proveïdor sol semblar un procés administratiu senzill fins que el volum creix. Els documents arriben per correu electrònic, cada proveïdor té el seu propi format, algunes dades s’han de revisar manualment i qualsevol error pot acabar afectant la comptabilitat, els pagaments o la relació amb el proveïdor.
Microsoft incorpora a Dynamics 365 Business Central el Payables Agent, un agent dissenyat per processar factures de proveïdor rebudes per correu electrònic com a documents PDF. L’agent pot supervisar una bústia de correu, analitzar el contingut de la factura amb IA i preparar esborranys perquè l’equip financer els revisi abans de convertir-los en factures de compra.
L’agent de pagaments és una funcionalitat de Business Central pensada per ajudar en el procés de comptes a pagar. El seu objectiu és reduir la feina manual en la recepció, lectura i preparació de factures de proveïdor.
No s’ha d’entendre com un sistema que registra factures sense control. La seva funció és preparar la feina, proposar dades i demanar intervenció quan necessita validació. Això és important perquè, en finances, l’automatització no pot anar separada de la traçabilitat.
L’agent supervisa una bústia de correu electrònic, detecta factures de proveïdor en PDF, n’analitza el contingut i mostra esborranys de factura als supervisors perquè els revisin. Un cop revisat l’esborrany, la factura pot quedar preparada per als passos següents del procés financer.
El flux comença quan un proveïdor o un empleat envia una factura en PDF a una bústia supervisada. L’agent recull els correus no llegits i crea una entrada a Inbound E-Documents per cada fitxer PDF adjunt. Després, extreu la informació de la factura mitjançant Azure Document Intelligence i intenta identificar el proveïdor a Business Central.
Si el proveïdor no s’identifica amb prou confiança, l’agent pot demanar ajuda al supervisor. En determinats casos, també pot preparar la creació d’un proveïdor nou utilitzant les dades extretes del document. Microsoft indica que, quan l’agent crea un proveïdor nou, aquest queda bloquejat per evitar que el procés avanci sense una revisió adequada.
Un cop identificat el proveïdor, l’agent proposa els detalls de la factura. Per fer-ho, es pot basar en la informació extreta del PDF, l’històric de factures del proveïdor, les referències de productes o les regles de mapatge. L’usuari revisa l’esborrany, corregeix el que calgui i el finalitza quan la informació és correcta.
Abans d’implantar l’agent de pagaments, convé revisar el circuit actual de factures. No n’hi ha prou amb activar una funcionalitat. Cal decidir quina bústia s’utilitzarà, qui supervisarà els esborranys, quins permisos tindrà cada usuari i com es gestionaran els casos en què l’agent no tingui prou confiança.
Microsoft indica que la bústia ha de ser de Microsoft 365, ja sigui una bústia d’usuari o una bústia compartida de l’organització. També recomana utilitzar una bústia específica per a factures de proveïdor i evitar barrejar-la amb altres agents o processos.
També cal tenir en compte el model de consum. Els agents utilitzen crèdits o missatges de Copilot Studio, per la qual cosa l’empresa ha de configurar la facturació corresponent abans d’utilitzar la funcionalitat en producció.
El primer pas no hauria de ser activar directament la funcionalitat. El més recomanable és analitzar com arriben actualment les factures, quins proveïdors concentren més volum, quins errors es repeteixen i quina part del procés requereix revisió humana.
A partir d’aquí, es pot plantejar una prova controlada amb una bústia específica, usuaris supervisors definits i un grup limitat de proveïdors. Aquesta fase permet validar la qualitat de l’extracció, els temps de revisió i els ajustos necessaris abans d’ampliar-ne l’ús.
A InfoGestió Girona ajudem empreses que treballen amb Business Central a revisar els seus processos financers i valorar quines automatitzacions tenen sentit. L’objectiu no és implantar IA per novetat, sinó reduir la càrrega administrativa, millorar el control i preparar un sistema més fiable per créixer.
Podem analitzar com arriben actualment les teves factures, quina part del procés es pot automatitzar i quins controls convé mantenir abans d’activar l’agent de pagaments a Business Central.
