Les plantilles de Word a Business Central permeten generar documents personalitzats a partir de dades que ja estan registrades a l’ERP. Són útils quan una empresa necessita crear cartes, comunicacions, certificats o documents administratius amb una estructura comuna, però amb informació diferent segons el client, el proveïdor o el contacte.
En moltes empreses, aquest tipus de documents encara es prepara amb processos poc eficients: plantilles desades en carpetes locals, dades copiades manualment, versions diferents segons l’usuari i revisions constants abans d’enviar qualsevol comunicació.
Microsoft Dynamics 365 Business Central inclou una funcionalitat pensada per ordenar aquest procés. Les plantilles de Word permeten connectar un document de Microsoft Word amb informació de Business Central per generar arxius personalitzats sense haver de copiar dades manualment ni crear un desenvolupament específic per a cada necessitat.
Aquesta funcionalitat es basa en la combinació de correspondència de Word i permet utilitzar Business Central com a font de dades per preparar documents llestos per enviar, revisar o arxivar.
No és una eina avançada de màrqueting ni una solució per a informes complexos. El seu valor és més concret: ajudar les empreses a treballar amb documents més ordenats, coherents i fàcils de mantenir des del mateix ERP.
Les plantilles de Word són documents dissenyats a Microsoft Word que incorporen camps vinculats a Business Central.
Aquests camps actuen com a marcadors. Quan la plantilla s’aplica a un registre, Business Central substitueix cada marcador per la dada corresponent. Per exemple, una plantilla pot incloure el nom del client, la seva adreça, la persona de contacte, les dades fiscals, el venedor assignat o la informació de l’empresa.
La lògica és senzilla: el contingut fix es manté a Word i les dades variables s’obtenen de Business Central.
El procés comença seleccionant una entitat. En aquest context, una entitat és l’origen de dades de la plantilla. Pot ser, per exemple, Client, Proveïdor, Contacte o Informació de l’empresa.
Després, se seleccionen els camps que es volen utilitzar al document. Si la plantilla parteix de l’entitat Client, es poden afegir dades com el nom, l’adreça, el correu electrònic o les condicions comercials.
Un cop definits els camps, la plantilla es descarrega i s’edita a Microsoft Word. Des de Word, es col·loquen els camps de combinació al lloc corresponent del document. Quan el disseny està preparat, la plantilla es torna a carregar a Business Central i ja es pot aplicar a un o diversos registres.
El resultat es pot generar com a document de Word o PDF, segons l’ús que se’n vulgui fer.
Les plantilles de Word encaixen bé quan l’empresa necessita generar documents amb una estructura comuna, però amb dades diferents per a cada client, proveïdor o contacte.
En l’àrea comercial, es poden utilitzar per crear cartes per a clients, invitacions a esdeveniments, comunicacions sobre serveis o documents personalitzats associats a una acció concreta.
També poden ser útils per a comunicacions massives senzilles. Per exemple, quan es vol enviar una carta, una invitació o un avís a un grup concret de clients, mantenint el mateix missatge base però personalitzant les dades de cada destinatari.
En compres, poden servir per enviar avisos a proveïdors, sol·licituds d’informació, comunicacions sobre condicions o documents administratius recurrents.
Això ajuda a mantenir un format comú i a evitar que cada usuari prepari aquest tipus de documents a partir de plantilles locals o versions diferents.
En administració, són útils per a certificats, confirmacions, cartes formals o documents que s’han d’emetre amb dades ja disponibles a Business Central.
En aquests casos, la plantilla permet generar documents coherents sense copiar manualment la informació des de l’ERP. Si, a més, l’empresa necessita gestionar, organitzar o emmagatzemar la documentació de manera més estructurada, pot combinar aquesta necessitat amb solucions de gestió documental integrades amb Business Central.
Les plantilles de Word també es poden utilitzar com a suport en les comunicacions per correu electrònic.
La plantilla pot ajudar a preparar el contingut del missatge o generar un document adjunt. Per a aquest escenari, és important tenir el correu electrònic correctament configurat a Business Central.
Tot i això, convé diferenciar aquest ús d’una solució avançada de comunicació o d’automatització del màrqueting. Les plantilles de Word poden ajudar a personalitzar missatges, però no estan pensades per gestionar campanyes complexes, recorreguts automatitzats, scoring o analítica avançada.
Quan l’empresa necessita un procés més específic per a l’enviament de comunicacions, pot tenir sentit valorar una solució com Communication Hub IFG, orientada a centralitzar i gestionar les comunicacions des de l’entorn de Business Central.
Business Central permet aplicar una plantilla de Word a registres concrets. Per exemple, una empresa pot seleccionar determinats clients des de la llista de clients i generar una comunicació només per a ells.
També pot treballar amb contactes o segments si la comunicació té un enfocament més comercial.
Això permet preparar documents per a un grup concret sense crear cada arxiu de manera individual i sense dependre de plantilles locals que cada usuari manté pel seu compte.
A la pràctica, aquesta funcionalitat és especialment útil quan el document no requereix càlculs complexos ni una estructura avançada d’informe. Si la necessitat és generar una comunicació personalitzada, una carta o un document amb dades variables, una plantilla de Word pot ser una opció senzilla i suficient.
És important no confondre les plantilles de Word amb els dissenys de Word per a informes. Tot i que tots dos utilitzen Microsoft Word, responen a necessitats diferents.
Les plantilles de Word s’utilitzen per crear documents personalitzats a partir d’entitats de Business Central, com ara clients, proveïdors o contactes. Els dissenys de Word per a informes s’utilitzen per modificar el format de documents i informes generats per Business Central, com ara factures, comandes, albarans o confirmacions.
La diferència pràctica és clara: si necessites una carta, una comunicació o un document personalitzat per a un client o proveïdor, probablement necessites una plantilla de Word. Si necessites canviar el disseny d’una factura, una comanda o un informe estàndard, l’opció adequada serà treballar amb dissenys d’informe.
També hi ha escenaris en què pot ser necessari anar més enllà. Quan un document requereix línies de detall, agrupacions, subtotals, càlculs específics o lògica avançada, convé valorar un informe de Business Central o un desenvolupament a mida.
Escollir bé entre aquestes opcions evita complicar processos senzills i, al mateix temps, permet plantejar solucions més robustes quan el document ho requereix.
Les plantilles de Word a Business Central són una funcionalitat estàndard amb molt valor pràctic per a les empreses que volen millorar la manera com generen documents i comunicacions.
Permeten aprofitar les dades de l’ERP, mantenir formats comuns i reduir la dependència de processos manuals. També faciliten el manteniment de documents recurrents: si canvia un text, una estructura o un format corporatiu, es pot ajustar la plantilla sense haver de refer tot el procés.
Per a moltes empreses, no es tracta d’una gran transformació tecnològica, sinó d’una millora concreta que ajuda a treballar amb més ordre, menys errors i més control documental.
Abans de desenvolupar un document nou a mida, val la pena revisar si es pot resoldre amb una plantilla de Word. En molts casos, serà una opció més senzilla d’implantar, més fàcil de mantenir i suficient per cobrir la necessitat.
A InfoGestió Girona ajudem les empreses a adaptar Microsoft Dynamics 365 Business Central als seus processos reals.
Si necessites revisar els teus documents actuals, crear plantilles personalitzades o valorar si convé utilitzar una plantilla de Word, un disseny d’informe o un desenvolupament específic, et podem ajudar a definir una solució pràctica i fàcil de mantenir.
Contacta amb el nostre equip i revisarem amb tu quina és la millor opció per al teu cas.
No. Les plantilles de Word són una funcionalitat estàndard de Business Central que pot configurar qualsevol usuari amb els permisos adequats, sense necessitat de desenvolupament tècnic.
No directament. Les factures i els documents de venda es gestionen mitjançant dissenys d’informe, no amb plantilles de Word. Les plantilles de Word estan pensades per a cartes, comunicacions i documents personalitzats basats en entitats com ara clients o proveïdors.
Sí. En aplicar una plantilla, Business Central permet exportar el resultat com a document de Word o com a PDF, segons l’ús que se’n vulgui fer.
Pots incloure tots els camps disponibles a l’entitat seleccionada —client, proveïdor, contacte, etc.—. La selecció dels camps es fa directament des de la interfície de Business Central abans de descarregar la plantilla per editar-la a Word.
A InfoGestió Girona ajudem les empreses a adaptar Microsoft Dynamics 365 Business Central als seus processos reals. Si necessites revisar els teus documents actuals, crear plantilles personalitzades o valorar si convé utilitzar una plantilla de Word, un disseny d’informe o un desenvolupament específic, et podem ajudar a definir una solució pràctica i fàcil de mantenir.
