Des d’InfoGestió Girona hem desenvolupat noves funcionalitats per a la nostra solució Service Management amb l’objectiu d’ajudar els equips de servei, suport, manteniment i projectes a gestionar millor les seves tasques dins de Microsoft Dynamics 365 Business Central.
El repte de moltes empreses apareix quan cal prioritzar la feina, coordinar persones, controlar temps, revisar parts, respondre als clients i mantenir la informació connectada amb la facturació.
La versió 27.5 de Service Management IFG avança en aquesta direcció: més visibilitat sobre la feina pendent, més automatització en processos habituals i noves capacitats d’intel·ligència artificial i analítica per prendre decisions amb menys revisió manual.
Una de les principals novetats de Service Management IFG 27.5 és la incorporació d’anàlisi amb intel·ligència artificial en la gestió de tasques.
La IA ajuda a interpretar la informació registrada a Business Central per entendre millor l’estat real de cada tasca.
La IA no treballa amb dades aïllades. Es basa en la informació registrada al voltant de la tasca per generar una visió més completa de l’estat real de la feina.
La IA també s’aplica des de la llista de tasques. L’usuari selecciona diverses tasques per analitzar-les o, si no hi ha una selecció múltiple, treballa sobre les tasques visibles segons els filtres aplicats.
Això és útil per als responsables que necessiten revisar una safata de treball, detectar tasques vençudes, identificar desviacions de temps o decidir què s’ha d’atendre primer.
Els resultats generats per la IA es mostren com a contingut enriquit, amb apartats, llistes i un format més fàcil de llegir. A més, Service Management IFG permet ajustar els prompts des de la configuració per adaptar l’estil i el criteri de les anàlisis a les prioritats de cada organització.
La solució també registra l’ús de la IA per usuari, recurs, rol, tipus d’acció, data, durada i estimació de tokens. Aquesta informació permet analitzar-ne l’adopció i l’ús, així com detectar possibles necessitats de formació.
Una altra millora rellevant és la capacitat d’explotar la informació de Service Management IFG mitjançant informes analítics a Power BI.
Les dades operatives de tasques, parts, projectes i ús de la IA es converteixen en indicadors de gestió per als responsables i la direcció. Això permet analitzar la càrrega de treball, els temps invertits, les desviacions respecte del temps previst, l’evolució de les tasques o la concentració de l’activitat per usuari, client, projecte o període.
A la pràctica, aquesta millora ajuda a fer que la informació registrada durant la feina diària no es quedi només en l’àmbit operatiu, sinó que també serveixi per revisar la productivitat, detectar colls d’ampolla i prendre millors decisions.
La nova versió també reforça la planificació i el seguiment operatiu de les tasques dins de Business Central.
Service Management IFG permet treballar amb el temps previst en tasques, subtasques i nivells inferiors. L’usuari informa del temps previst directament des de la llista de subtasques, sense haver d’obrir cada fitxa.
Quan una subtasca forma part d’una estructura superior, la tasca principal mostra el temps previst acumulat i el compara amb el temps invertit registrat als parts d’hores. A partir d’aquesta relació, es calcula el percentatge de progrés.
Això permet que una tasca principal actuï com a resum operatiu d’un projecte, una actuació o un bloc de treball.
La versió 27.5 incorpora una acció per copiar subtasques des d’una altra tasca existent. L’usuari pot copiar només el primer nivell o també tota la jerarquia.
Aquesta millora és especialment útil quan hi ha treballs repetitius o estructures de servei que es repeteixen entre clients, projectes o actuacions. La còpia reutilitza el desglossament funcional de la feina, però no arrossega dades pròpies d’una altra execució, com ara la persona assignada, la prioritat, la data de lliurament, els estats, els missatges o els parts d’hores.
També s’ha ampliat l’acció de canviar una tasca de projecte. Ara l’usuari pot traslladar-ne les subtasques i els nivells inferiors, mantenint les dades associades, com ara els missatges, els col·laboradors, l’històric, els parts d’hores, els registres de temps, les traces d’IA i la sincronització del calendari.
Això facilita reorganitzar la feina entre projectes sense perdre context ni generar incoherències entre la tasca, les seves subtasques i la informació relacionada.
La llista de tasques incorpora noves vistes per a responsables i supervisors. La vista «El meu equip» permet revisar les tasques assignades als recursos dels equips en què l’usuari és responsable o administrador. La vista «Els meus comptes» mostra les tasques dels clients l’equip assignat dels quals pertany a equips supervisats per l’usuari.
Aquesta diferència és important perquè permet supervisar la feina des de dues perspectives diferents: la responsabilitat sobre les persones i la responsabilitat sobre els comptes.
El tauler de Service Management IFG s’ha millorat com una vista visual de la feina. Agrupa les tasques per estat i mostra targetes amb informació clau per a la gestió diària.
Cada targeta pot incloure l’assumpte, el client, la prioritat, la data de lliurament, el progrés, el temps invertit, el temps previst, la persona assignada i les subtasques, quan correspongui. Les columnes també mostren informació agregada, com ara el nombre de tasques i les tasques vençudes.
Aquesta vista permet entendre més ràpidament on es concentra la feina i facilita les reunions de seguiment, la revisió de la càrrega de treball o la priorització diària.
Les targetes del tauler tenen un ordre propi, independent de la numeració de les tasques. L’usuari les pot reorganitzar manualment mitjançant arrossegar i deixar anar, tant dins d’una mateixa columna com entre columnes.
Quan es mou una targeta entre columnes, es conserva el canvi d’estat i la posició definida per l’usuari. Això permet ordenar les tasques segons la urgència, el focus o la seqüència de treball.
Des del mateix tauler es poden dur a terme accions habituals sense abandonar la vista visual: obrir una tasca, iniciar o posar en pausa la feina, crear un part d’hores, assignar la tasca a l’usuari actual o marcar-la com a resolta.
A més, en seleccionar una targeta, el tauler mostra un panell lateral amb informació ampliada: descripció, estadístiques, progrés, temps i subtasques principals. Des d’aquest panell també es poden ajustar dades com la prioritat, la persona assignada, la data de lliurament i el temps previst.
La planificació també millora amb una vista de calendari més orientada a la feina diària.
Les tasques amb data de venciment es visualitzen al calendari amb informació com l’assumpte, el client, la prioritat, l’estat, la persona assignada, el progrés i la relació entre el temps invertit i el temps previst.
La vista mensual i setmanal s’ha ajustat per millorar la llegibilitat i aprofitar millor l’espai disponible, especialment durant els dies laborables.
Service Management IFG incorpora el connector M365 Calendar per sincronitzar els venciments de les tasques assignades amb Outlook i Teams.
Cada usuari activa la sincronització des de les seves preferències i selecciona el compte de correu de Business Central que s’utilitzarà per mantenir els esdeveniments. La solució conserva el vincle entre la tasca, el recurs i l’esdeveniment d’Outlook per actualitzar-lo o eliminar-lo sense crear duplicats.
Service Management IFG 27.5 també millora la relació entre el correu electrònic, les tasques i els clients.
Quan es registra un missatge de correu nou sobre una tasca tancada, la solució reobre automàticament la tasca seguint el mateix criteri que l’acció manual de reobertura.
Això evita que una resposta d’un client quedi dins d’una tasca tancada sense atendre i retorna automàticament el cas al circuit operatiu.
Quan una tasca es crea des de la integració de correu, l’adreça del remitent s’utilitza per identificar automàticament el client si hi ha una coincidència amb contactes, clients o adreces d’enviament.
Si no hi ha cap coincidència exacta, la solució utilitza el domini del correu, evitant dominis genèrics com Gmail, Outlook o Hotmail per no fer assignacions poc fiables.
L’API de tasques s’ha reforçat per millorar la creació automàtica des del correu, informar del remitent i facilitar l’anàlisi extern de l’ús de la IA.
Aquesta millora reforça la continuïtat entre el correu, les tasques, Power Automate, el reporting i l’anàlisi operativa.
Les millores en les tasques, el tauler, el calendari i la IA també reforcen la continuïtat amb els parts d’hores i la facturació.
El temps invertit es manté com una dada operativa central. S’utilitza per calcular el progrés de les tasques, alimentar les anàlisis amb IA i facilitar la revisió posterior i la facturació de la feina realitzada.
La pàgina de revisió de parts de l’equip incorpora noves vistes per controlar l’àmbit de supervisió.
La vista «El meu equip» permet revisar els parts registrats pels recursos dels equips en què l’usuari és responsable o administrador. La vista «Els meus clients» permet revisar els parts de qualsevol recurs quan el client pertany a un equip supervisat per l’usuari. La vista «Tot» queda reservada als perfils administradors.
Aquesta millora ajuda a revisar els parts des de la responsabilitat sobre les persones o sobre els clients, mantenint el control operatiu sense donar visibilitat completa als usuaris que no la necessiten.
La versió 27.5 representa un pas més en l’evolució de Service Management IFG com a solució especialitzada per a empreses que gestionen tasques, serveis, parts de treball, equips i clients des de Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Les noves capacitats d’IA, Power BI, tauler visual, calendari de Microsoft 365, automatització de correus i revisió de parts ajuden a treballar amb més control, reduir tasques manuals i millorar la visibilitat sobre l’operativa diària.
Per als equips de suport, manteniment, consultoria, assistència tècnica o gestió de projectes, aquestes millores permeten connectar millor la planificació, l’execució, la supervisió i la facturació dins d’un mateix entorn de gestió.
Service Management IFG és una solució desenvolupada sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central per gestionar tasques, serveis, parts de treball, seguiment operatiu i processos vinculats a la facturació.
La versió 27.5 incorpora millores en intel·ligència artificial, anàlisi amb Power BI, tauler visual de tasques, calendari operatiu, sincronització amb Microsoft 365, automatització de correus, revisió de parts i experiència d’usuari.
La IA permet generar anàlisis executives de tasques individuals o de llistes filtrades. Ajuda a resumir informació, detectar riscos, revisar bloquejos, prioritzar la feina i entendre millor l’estat real de cada tasca.
Sí. La versió 27.5 incorpora la sincronització dels venciments amb el calendari de Microsoft 365, de manera que les tasques assignades es puguin reflectir a Outlook i Teams com a suport per a la planificació diària.
A InfoGestió Girona ajudem empreses que treballen amb Microsoft Dynamics 365 Business Central a gestionar tasques, parts de treball, serveis i equips amb més control i traçabilitat.
Si vols conèixer com Service Management IFG es pot adaptar als teus processos, podem revisar amb tu les teves necessitats i mostrar-te la solució en una demostració.
