Saber qué máquina está disponible
Sin una visión común del parque, confirmar fechas o proponer una alternativa puede requerir varias consultas internas.
- Estado de cada máquina
- Calendario de reservas
- Ubicación actual
Las empresas de alquiler gestionan una operativa cada vez más exigente: deben responder rápido al cliente, confirmar la disponibilidad real de los equipos, coordinar entregas y recogidas, controlar contratos y mantener el parque preparado para volver a alquilarse.
A estos procesos se suman nuevos retos: ofrecer una atención más personalizada con información completa del cliente, facilitar la comunicación durante el alquiler, automatizar la facturación, reducir errores contractuales y permitir que los equipos trabajen desde el almacén, el taller o las instalaciones del cliente.
La digitalización permite conectar estas tareas y trabajar con información única y fiable. Un software de gestión para alquiler de maquinaria ayuda a automatizar procesos, pasar de un mantenimiento reactivo a uno planificado y, cuando los equipos lo permiten, apoyarse en datos de uso para anticipar intervenciones. También mejora el seguimiento de cada activo y facilita decisiones con una visión más clara de la actividad.
Cuantas más máquinas, delegaciones y contratos activos gestiona la empresa, más importante es disponer de información actualizada y compartida entre comercial, operaciones, taller y administración.
Sin una visión común del parque, confirmar fechas o proponer una alternativa puede requerir varias consultas internas.
Las prórrogas, cambios de tarifa y servicios añadidos deben quedar reflejados en la operación y en la facturación.
La planificación debe indicar qué se entrega, dónde, cuándo, con qué transporte y en qué estado vuelve el equipo.
Las revisiones y averías deben bloquear la disponibilidad cuando corresponda y quedar vinculadas al historial de la máquina.
El importe final puede incluir periodos, transporte, consumos, fianzas, daños, horas de operario y otros servicios.
Relacionar disponibilidad, contratos, ingresos y costes para conocer qué aporta cada activo al negocio.
Ver cómo se conecta el procesoDesde la entrada de una máquina en el parque hasta su facturación, cada paso debe actualizar el estado del equipo y la información que utilizan los distintos departamentos.
Registra datos técnicos, documentación, ubicación, estado, contadores e histórico económico.
Comprueba fechas, compromisos, bloqueos y mantenimientos antes de aceptar una solicitud.
Define tarifas, duración, fianzas, servicios, condiciones y documentación de cada operación.
Planifica preparación, transporte, entrega, recogida e inspección del equipo.
Vincula tareas preventivas, averías, intervenciones y recambios con la máquina afectada.
Factura los conceptos acordados y analiza ocupación, ingresos, costes y margen por activo.
Rental IFG ERP conecta la gestión del parque con las áreas comerciales, operativas y financieras de Microsoft Dynamics 365 Business Central. La información se actualiza a medida que avanza cada alquiler, desde la oferta hasta la factura.
Cada máquina dispone de una ficha con su estado, ubicación, reservas, contratos, intervenciones, ingresos, costes y documentación. Comercial, operaciones, taller y administración trabajan sobre el mismo dato.
Consulta datos técnicos, documentos, estado, ubicación, contadores y costes.
Visualiza reservas, bloqueos y fechas libres antes de responder al cliente.
Aplica precios, periodos, fianzas y servicios según cada contrato.
Registra entregas, recogidas, cambios de ubicación y estado del equipo.
Coordina revisiones, averías y tiempos de parada con la disponibilidad.
Compara ingresos, costes y ocupación por máquina, familia o delegación.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central centraliza clientes, compras, ventas, facturación, cobros y contabilidad. Rental IFG ERP añade la gestión específica del parque para que la actividad operativa y la información financiera formen parte del mismo sistema.
El proyecto puede ampliarse con herramientas para servicio técnico, análisis, automatización, documentación o personal. Se incorpora únicamente lo que necesita la operativa de cada empresa.
Planifica avisos, técnicos, materiales y tiempos de trabajo cuando la empresa presta mantenimiento o asistencia sobre los equipos.
DATOS
Muestra ocupación, disponibilidad, ingresos, costes y margen en cuadros de mando para dirección y responsables de área.
AUTOMATIZACIÓN
Activa avisos y aprobaciones para vencimientos, revisiones, contratos y otros puntos del proceso que requieren seguimiento.
Relaciona contratos, certificados, seguros, inspecciones y fichas técnicas con la máquina o el proceso correspondiente.
Centraliza el registro horario, las ausencias y la información laboral del personal de oficina, taller, transporte o intervención.
El valor del ERP se refleja en la capacidad para responder antes al cliente, coordinar mejor el trabajo diario y conocer el resultado de cada máquina.
Comercial y operaciones consultan el mismo calendario para ofrecer equipos disponibles y detectar con antelación reservas, transportes o revisiones pendientes.
La información del contrato se reutiliza en operaciones, facturación y análisis sin volver a introducirla.
Consulta qué ha ocurrido desde la oferta hasta la devolución y la factura, con responsables y documentos asociados.
Programa tareas preventivas y evita comprometer máquinas que deben pasar por taller o inspección.
Añade máquinas, usuarios, delegaciones o nuevas líneas de servicio sin crear circuitos de información separados.
Estudiar nuestro casoLa implantación parte de los procesos actuales, de los tipos de contrato y de la información que necesita cada equipo para trabajar con más control.
Revisamos el parque, las tarifas, los contratos, la logística, el mantenimiento y las herramientas existentes.
Acordamos qué procesos deben resolverse primero y qué decisiones necesita soportar el sistema.
Adaptamos Business Central, Rental IFG y las integraciones al alcance definido para la empresa.
Migramos la información necesaria, formamos a los usuarios y revisamos la evolución después del arranque.
FAQS
Es un sistema de gestión que conecta en una misma plataforma la información del parque de maquinaria, las reservas, los contratos, las entregas, las devoluciones, el mantenimiento y la facturación. Su objetivo es facilitar el control de cada equipo durante todo el ciclo de alquiler y evitar que la información quede repartida entre hojas de cálculo, aplicaciones y documentos independientes.
Puede cubrir la disponibilidad y reserva de equipos, la elaboración de presupuestos y contratos, la planificación de entregas y recogidas, el registro de contadores, la gestión de ampliaciones, la inspección en la devolución, los mantenimientos y la facturación de los servicios asociados.
El alcance debe adaptarse a los tipos de maquinaria, tarifas, contratos y procesos de cada empresa.
El sistema permite relacionar las revisiones, averías y reparaciones con cada activo. De este modo, el equipo técnico puede consultar su historial, planificar mantenimientos y evitar que una máquina no disponible se asigne a un nuevo contrato.
La información acumulada también facilita el seguimiento de costes y la toma de decisiones sobre reparación, renovación o sustitución del equipo.
Business Central puede complementarse con herramientas como Power BI para el análisis de datos, Power Automate para automatizar avisos y aprobaciones, y Microsoft 365 para facilitar el trabajo diario y la gestión documental.
La combinación concreta dependerá de los procesos que la empresa necesite mejorar.
Resulta especialmente recomendable cuando aumenta el parque de equipos, se gestionan muchas reservas y contratos, existen varias delegaciones o resulta difícil conocer la disponibilidad real y la rentabilidad de cada máquina.
También puede ser necesario cuando la empresa depende demasiado de tareas manuales, hojas de cálculo o aplicaciones que no comparten información.
El proyecto empieza con el análisis de los procesos actuales: tipos de maquinaria, estados, tarifas, contratos, entregas, mantenimiento, facturación y sistemas utilizados.
A partir de este análisis se define la configuración, las integraciones necesarias, la migración de datos y la formación de los equipos. La implantación debe priorizar los procesos críticos y adaptarse a la operativa real de la empresa.