Desde InfoGestió Girona hemos desarrollado nuevas funcionalidades en nuestra solución Service Management con el objetivo de ayudar a los equipos de servicio, soporte, mantenimiento y proyectos a gestionar mejor sus tareas dentro de Microsoft Dynamics 365 Business Central.
El reto de muchas empresas aparece cuando hay que priorizar el trabajo, coordinar personas, controlar tiempos, revisar partes, responder a clientes y mantener la información conectada con la facturación.
La versión 27.5 de Service Management IFG avanza en esa dirección: más visibilidad sobre el trabajo pendiente, más automatización en procesos habituales y nuevas capacidades de inteligencia artificial y analítica para tomar decisiones con menos revisión manual.
Una de las principales novedades de Service Management IFG 27.5 es la incorporación de análisis con inteligencia artificial en la gestión de tareas.
La IA ayuda a interpretar información registrada en Business Central para entender mejor el estado real de cada tarea.
La IA no trabaja sobre datos aislados. Se apoya en la información registrada alrededor de la tarea para generar una lectura más completa del estado real del trabajo.
La IA también se aplica desde la lista de tareas. El usuario selecciona varias tareas para analizarlas o, si no hay selección múltiple, trabaja sobre las tareas visibles según los filtros aplicados.
Esto resulta útil para responsables que necesitan revisar una bandeja de trabajo, detectar tareas vencidas, identificar desviaciones de tiempo o decidir qué debe atenderse primero.
Los resultados generados por IA se muestran como contenido enriquecido, con apartados, listas y formato más fácil de leer. Además, Service Management IFG permite ajustar los prompts desde la configuración, para adaptar el estilo y el criterio de los análisis a las prioridades de cada organización.
La solución también registra el uso de IA por usuario, recurso, rol, tipo de acción, fecha, duración y estimación de tokens. Esta información permite analizar adopción, uso y posibles necesidades de formación.
Otra mejora relevante es la capacidad de explotar la información de Service Management IFG mediante informes analíticos en Power BI.
Los datos operativos de tareas, partes, proyectos y uso de IA se convierten en indicadores de gestión para responsables y dirección. Esto permite analizar la carga de trabajo, los tiempos invertidos, las desviaciones frente al tiempo previsto, la evolución de tareas o la concentración de actividad por usuario, cliente, proyecto o período.
En la práctica, esta mejora ayuda a que la información registrada durante el trabajo diario no se quede solo en la operativa, sino que sirva también para revisar productividad, detectar cuellos de botella y tomar mejores decisiones.
La nueva versión también refuerza la planificación y el seguimiento operativo de tareas dentro de Business Central.
Service Management IFG permite trabajar el tiempo previsto en tareas, subtareas y niveles inferiores. El usuario informa el tiempo previsto directamente desde la lista de subtareas, sin abrir cada ficha.
Cuando una subtarea forma parte de una estructura superior, la tarea principal muestra el tiempo previsto acumulado y lo compara con el tiempo invertido registrado en los partes de horas. A partir de esta relación se calcula el porcentaje de progreso.
Esto permite que una tarea principal actúe como resumen operativo de un proyecto, actuación o bloque de trabajo.
La versión 27.5 incorpora una acción para copiar subtareas desde otra tarea existente. El usuario puede copiar solo el primer nivel o también toda la jerarquía.
Esta mejora es especialmente útil cuando existen trabajos repetitivos o estructuras de servicio que se repiten entre clientes, proyectos o actuaciones. La copia reutiliza el desglose funcional del trabajo, pero no arrastra datos propios de otra ejecución, como la persona asignada, la prioridad, la fecha de entrega, los estados, los mensajes o los partes de horas.
También se ha ampliado la acción de cambiar una tarea de proyecto. Ahora el usuario puede trasladar sus subtareas y niveles inferiores, manteniendo datos asociados como mensajes, colaboradores, histórico, partes de horas, registros de tiempo, trazas de IA y sincronización de calendario.
Esto facilita reorganizar trabajo entre proyectos sin perder contexto ni generar incoherencias entre la tarea, sus subtareas y la información relacionada.
La lista de tareas incorpora nuevas vistas para responsables y supervisores. La vista “Mi equipo” permite revisar tareas asignadas a recursos de equipos donde el usuario es responsable o administrador. La vista “Mis cuentas” muestra tareas de clientes cuyo equipo asignado pertenece a equipos supervisados por el usuario.
Esta diferencia es importante porque permite supervisar el trabajo desde dos perspectivas distintas: la responsabilidad sobre las personas y la responsabilidad sobre las cuentas.
El tablero de Service Management IFG se ha mejorado como una vista visual del trabajo. Agrupa las tareas por estado y muestra tarjetas con información clave para la gestión diaria.
Cada tarjeta puede incluir asunto, cliente, prioridad, fecha de entrega, progreso, tiempo invertido, tiempo previsto, persona asignada y subtareas cuando aplica. Las columnas muestran también información agregada, como número de tareas y tareas vencidas.
Esta vista permite entender de forma más rápida dónde se concentra el trabajo y facilita reuniones de seguimiento, revisión de carga o priorización diaria.
Las tarjetas del tablero tienen un orden propio, independiente de la numeración de tareas. El usuario las reorganiza manualmente mediante arrastrar y soltar, tanto dentro de una columna como entre columnas.
Al mover una tarjeta entre columnas, se conserva el cambio de estado y la posición definida por el usuario. Esto permite ordenar tareas por urgencia, foco o secuencia de trabajo.
Desde el propio tablero se realizan acciones habituales sin abandonar la vista visual: abrir una tarea, iniciar o pausar el trabajo, crear un parte de horas, asignar la tarea al usuario actual o marcarla como resuelta.
Además, al seleccionar una tarjeta, el tablero muestra un panel lateral con información ampliada: descripción, estadísticas, progreso, tiempos y subtareas principales. Desde este panel también se ajustan datos como prioridad, persona asignada, fecha de entrega y tiempo previsto.
La planificación también mejora con una vista de calendario más orientada al trabajo diario.
Las tareas con fecha de vencimiento se visualizan en calendario con información como asunto, cliente, prioridad, estado, persona asignada, progreso y relación entre tiempo invertido y tiempo previsto.
La vista mensual y semanal se ha ajustado para mejorar la legibilidad y aprovechar mejor el espacio disponible, especialmente en días laborables.
Service Management IFG incorpora el conector M365 Calendar para sincronizar los vencimientos de tareas asignadas con Outlook y Teams.
Cada usuario activa la sincronización desde sus preferencias y selecciona la cuenta de correo de Business Central que se utilizará para mantener los eventos. La solución mantiene el vínculo entre tarea, recurso y evento de Outlook para actualizar o eliminar el evento sin crear duplicados.
Service Management IFG 27.5 también mejora la relación entre correo electrónico, tareas y clientes.
Cuando se registra un nuevo mensaje de correo sobre una tarea cerrada, la solución reabre la tarea automáticamente siguiendo el mismo criterio que la acción manual de reapertura.
Esto evita que una respuesta de cliente quede dentro de una tarea cerrada sin atender y devuelve automáticamente el caso al circuito operativo.
Cuando una tarea se crea desde la integración de correo, la dirección del remitente se utiliza para identificar automáticamente el cliente si existe coincidencia en contactos, clientes o direcciones de envío.
Si no hay coincidencia exacta, la solución utiliza el dominio del correo, evitando dominios genéricos como Gmail, Outlook o Hotmail para no hacer asignaciones poco fiables.
La API de tareas se ha reforzado para mejorar la creación automática desde correo, informar el remitente y facilitar el análisis externo del uso de IA.
Esta mejora refuerza la continuidad entre correo, tareas, Power Automate, reporting y análisis operativo.
Las mejoras de tareas, tablero, calendario e IA refuerzan también la continuidad con los partes de horas y la facturación.
El tiempo invertido se mantiene como dato operativo central. Se utiliza para calcular el progreso de las tareas, alimentar los análisis de IA y facilitar la posterior revisión y facturación del trabajo realizado.
La página de revisión de partes del equipo incorpora nuevas vistas para controlar el ámbito de supervisión.
La vista “Mi equipo” permite revisar los partes registrados por recursos de equipos donde el usuario es responsable o administrador. La vista “Mis clientes” permite revisar partes de cualquier recurso cuando el cliente pertenece a un equipo supervisado por el usuario. La vista “Todo” queda reservada para perfiles administradores.
Esta mejora ayuda a revisar partes desde la responsabilidad sobre personas o sobre clientes, manteniendo el control operativo sin abrir visibilidad completa a usuarios que no la necesitan.
La versión 27.5 representa un paso más en la evolución de Service Management IFG como solución especializada para empresas que gestionan tareas, servicios, partes de trabajo, equipos y clientes desde Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Las nuevas capacidades de IA, Power BI, tablero visual, calendario Microsoft 365, automatización de correos y revisión de partes ayudan a trabajar con más control, reducir tareas manuales y mejorar la visibilidad sobre la operativa diaria.
Para equipos de soporte, mantenimiento, consultoría, asistencia técnica o gestión de proyectos, estas mejoras permiten conectar mejor la planificación, la ejecución, la supervisión y la facturación dentro de un mismo entorno de gestión.
Service Management IFG es una solución desarrollada sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central para gestionar tareas, servicios, partes de trabajo, seguimiento operativo y procesos vinculados a la facturación.
La versión 27.5 incorpora mejoras en inteligencia artificial, análisis con Power BI, tablero visual de tareas, calendario operativo, sincronización con Microsoft 365, automatización de correos, revisión de partes y experiencia de usuario.
La IA permite generar análisis ejecutivos de tareas individuales o de listas filtradas. Ayuda a resumir información, detectar riesgos, revisar bloqueos, priorizar trabajo y entender mejor el estado real de cada tarea.
Sí. La versión 27.5 incorpora sincronización de vencimientos con el calendario de Microsoft 365, de forma que las tareas asignadas puedan reflejarse en Outlook y Teams como apoyo a la planificación diaria.
En InfoGestió Girona ayudamos a empresas que trabajan con Microsoft Dynamics 365 Business Central a gestionar tareas, partes de trabajo, servicios y equipos con más control y trazabilidad.
Si quieres conocer cómo Service Management IFG puede adaptarse a tus procesos, podemos revisar contigo tus necesidades y mostrarte la solución en una demostración.
